Cada vez son más los empleados que requieren movilidad durante su jornada laboral. Una serie de desplazamientos que debemos saber registrar y controlar, ya que los gastos de locomoción que genera un empleado fuera de la oficina pueden afectar en gran medida a la actividad de nuestra empresa. La gestión de gastos de nuestro negocio debe llevarse de manera detallada, sin pasar por alto ni el tratamiento fiscal ni el control de costes. Muchas veces tenemos la sensación de que lo que sucede fuera de la oficina se queda fuera de la oficina. Para que esto no ocurra te presentamos unos tips para controlar si tus empleados cumplen el kilometraje acordado.
Aunque para la gestión de los gastos existen una serie de normas y protocolos, lo cierto es que los gastos que traspasan los límites de la oficina, como los vinculados al transporte y dietas, en ocasiones, resultan difíciles de controlar. Si contamos con varios vehículos de empresa este hecho se hace todavía más relevante. Pero, ¿cómo controlar si tus empleados cumplen el kilometraje?
- Primero de todo, debemos tener muy claro qué es lo vamos a controlar. En lo relativo al kilometraje es básico conocer los gastos de combustible, así como los mantenimientos que requiere el vehículo.
- Delimitar qué tipo de gastos de transporte tendrán cubiertos cada trabajador de tu empresa, en qué condiciones y si hay un presupuesto limitado para ello. Es decir, tenemos que conocer en todo momento dónde va el importe destinado a los gatos de desplazamiento.
- Ten en cuenta que tan importante como llevar un riguroso control con el listado de las facturas, es recoger y archivar adecuadamente todos los recibos y facturas.
- Una de las formas más sencillas para llevar el control del kilometraje de tus coches de empresa es a través de las aplicaciones o programas informáticos especializados en la gestión de flotas de vehículos. Disponer de un software con funciones y herramientas diseñadas para controlar el kilometraje de tu flota te facilitará mucho el trabajo. Algunos de los programas que te pueden resultar interesantes son Jr Transporte de carga, Flotas de vehículos o Tuflota.com, entre otros.
Considera que además de controlar si tus empleados cumplen el kilometraje, debes contar con la protección que te proporciona un seguro de coches de total confianza, con coberturas especialmente enfocadas a las necesidades que requieren tus vehículos: coches de sustitución sin franquicia, trámites administrativos, cobertura de la responsabilidad civil obligatoria y complementaria, o garantías de pago en caso de necesitar defensa jurídica o reclamación de daños.
