Es bastante habitual que con el paso del tiempo vayamos acumulando en casa infinidad de papeles que es necesario guardar durante un tiempo determinado. Aunque en la actualidad muchas facturas y recibos se almacenan en soporte digital, el papel sigue siendo el gran protagonista de un alto número de transacciones.
Cuando hablamos de cuánto tiempo hay que guardar las facturas no sólo nos referimos al justificante de alguna compra, sino también a los recibos de los servicios domésticos (gas, electricidad, agua o Internet) y otros resguardos (seguros, pago de impuestos, contratos laborales, finiquitos, contratos de entidades bancarias, declaraciones de la renta, etc.). La mayoría de estos papeles pueden ser de gran utilidad en algunos momentos para justificar una determinada situación o de lo contrario, podríamos vernos envueltos en serios problemas.
Durante el plazo que es preciso almacenar todos estos documentos, conviene hacerlo de manera ordenada. Una forma muy práctica consiste en disponer varias carpetas y guardar en cada una de ellas todos los papeles de una misma categoría. Además, para localizar cualquier factura o recibo rápidamente es aconsejable que estén ordenados de menor a mayor antigüedad.
Tiempo mínimo que hay que guardar las facturas y demás documentos
- Recibos de suministros domésticos: en la actualidad es cada vez más habitual que las empresas que ofrecen servicios de suministros envíen a sus clientes las facturas electrónicas. En el caso de seguir recibiéndolas en papel, las asociaciones de consumidores aconsejan guardarlas durante un año por si fuera necesario realizar alguna reclamación, cambiar el contrato o efectuar alguna gestión con la Administración, como por ejemplo solicitar el empadronamiento.
- Documentos laborales: es recomendable guardar siempre todos los contratos laborales, pero respecto a las nóminas es suficiente con almacenar las 12 últimas. En cuanto al informe de vida laboral remitido por la Seguridad Social, es importante archivar siempre el último, aunque en caso de extravío no existe mayor problema debido a que se puede solicitar uno nuevo en cualquier momento.
- Contratos bancarios: el tiempo que hay que guardar este escrito se corresponde con la vigencia de la cuenta bancaria, préstamo o hipoteca, etc. De esta forma es posible comprobar cuando sea necesario cuáles son las condiciones que se firmaron. En cuanto a los extractos del banco y de las tarjetas de crédito, no hace falta guardarlos una vez que se hayan revisado los movimientos.
- Declaraciones de la renta: en general, una vez que se ha agotado el plazo de presentación de la declaración de la renta, según la ley es preceptivo guardar la documentación durante 4 años. Junto a ella, también es preciso almacenar todos los justificantes que se hayan aportado junto con la declaración.
- Recibos de diferentes pólizas: ya se trate de un seguro de coche, de hogar, de vida, de salud, etc., es preciso guardar el contrato de la póliza y el resguardo de los pagos hasta que finalice su vigencia.
- Garantía de un producto: al adquirir cualquier bien, sobre todo los que tienen un alto precio, además de guardar la factura, también es necesario hacer lo mismo con el papel de la garantía durante dos años.
- Escrituras de propiedad: al poseer una casa, una oficina o cualquier otro inmueble, hay que guardar el documento acreditativo durante todo el tiempo en el que se mantenga la posesión.
Sabiendo cuánto tiempo hay que guardar las facturas y otros documentos podremos disponer de los mismos siempre que sea necesario, sobre todo si se diera el caso de realizar una reclamación o formar parte de un litigio donde fuera preciso acreditar estas pruebas. En estos casos también conviene contar con un seguro de defensa jurídica gracias al cual se pueda disponer de orientación, representación y otro tipo de protección.
