Antes de explicar cómo se puede cambiar la sede social de una empresa de ciudad es importante aclarar la diferencia que existe entre domicilio social y domicilio fiscal. Según la Ley de Sociedades de Capital y la Agencia Tributaria, el primero se entiende como el lugar donde se encuentra el centro de administración y dirección de la compañía, o donde radica su principal establecimiento o explotación. Por su parte, el domicilio fiscal es el lugar por el que se establece la adscripción a una oficina tributaria determinada para llevar a cabo las relaciones con esta administración.
A priori, aunque las definiciones establezcan que se trata de dos conceptos diferentes, en la práctica el domicilio fiscal suele estar en el mismo sitio donde se ubica la empresa. Esto facilita en gran medida la recepción de notificaciones y cualquier tipo de comunicación por parte de la Agencia Tributaria.
Pasos para cambiar la sede social de una empresa
La figura encargada de cambiar la sede social de una empresa es por norma general el administrador u órgano de administración en el caso de que esté compuesto por más de una persona. La nueva ley establece que esta competencia se le asigna por defecto, excepto cuando en los estatutos de la compañía se especifique lo contrario.
Anteriormente, era obligatorio que la modificación estuviera aprobada por el Consejo de Accionistas y además, los estatutos también debían contemplar la posibilidad de efectuar el cambio. Hoy en día, para realizar este trámite no es necesario convocar a la Junta General para tomar la decisión, salvo cuando en el reglamento de la compañía se prohíba que el administrador puede realizar esta gestión por sí mismo.
Así, para realizar el cambio de la sede social de una empresa, tan sólo es necesario redactar unos nuevos estatutos donde se refleje la futura ubicación. Este documento se debe elevar a escritura pública ante notario y posteriormente, proceder a la inscripción en el Registro Mercantil de la provincia donde se establezca el nuevo domicilio social.
Si se decide que el domicilio social y el fiscal estarán en el mismo lugar, también es preceptivo notificar el cambio a la Agencia Tributaria presentando el modelo censal 036 en el plazo de los 6 días naturales posteriores a la modificación de la dirección social.
Asimismo, hay que tener en cuenta que este proceso implica una serie de gastos. De media, sumando el precio de la escritura del notario más la inscripción en el Registro Mercantil, el resultado oscila en torno a los 500 euros. A este importe hay que añadir los costes que conlleven la mudanza y el alquiler o la compra del nuevo local, por lo que en el caso de pequeñas empresas conviene hacer números antes de tomar la decisión para valorar si compensa el traslado.
En el supuesto de que el cambio de la sede social de una empresa no sea en un domicilio físico de otra ciudad, basta con especificar la dirección de un espacio de coworking, por ejemplo, y un número de teléfono.
Normalmente, esta modificación responde a un cambio de estrategia por parte de las compañías y aunque se produzca un traslado a un nuevo domicilio, no significa que afecte a las condiciones de los empleados. Son muchas las empresas y Pymes que, a pesar de los cambios en su sede social o de otros factores apuestan por contratar el Seguro de Multirriesgo empresarial, ya que permite una cobertura integral y aseguradora, con la que se protege el patrimonio de la empresa y las personas que desarrollan la actividad de la misma.
