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Pasos para organizar un viaje en grupo con éxito

Cuando se viaja acompañado de más gente, la diversión está asegurada. Sin embargo, organizar un viaje en grupo no es una tarea sencilla, ya que es preciso considerar la situación y las preferencias de cada persona. En el caso de que existan intereses contrapuestos y no sea posible llegar a un punto intermedio, con total probabilidad las discusiones serán las grandes protagonistas de esta experiencia.

Para que esto no ocurra, es importante seguir algunas recomendaciones con el fin de que los días de periplo estén llenos de buenos momentos y vivencias inolvidables. Además de otros consejos, el más importante es mantener una buena comunicación entre todos los miembros del grupo, de tal forma que cada una de las personas pueda expresar su opinión en cuanto al destino que prefiere, dónde le gustaría alojarse, así como su presupuesto disponible para el viaje. Si es posible hablar de forma respetuosa para llegar a un acuerdo, gran parte del éxito está asegurado.

  • Asignar un responsable: el primer paso para que la organización del viaje llegue a buen puerto consiste en establecer una persona del grupo que se encargue de centralizar todas las cuestiones. De esta forma es mucho más sencillo coordinar las necesidades y las peticiones de cada miembro y buscar una solución que satisfaga a todos.
  • Fijar una vía de comunicación: algunos de los canales más cómodos para estar conectados y tratar cualquier tema relacionado con el viaje son los grupos de WhatsApp o el e-mail. Debe tratarse de una herramienta a la que todas las personas tengan acceso para estar al día de los avances de la organización y poder escribir su parecer.
  • Establecer las preferencias de destino: cuando se habla de organizar un viaje en grupo es muy importante definir el lugar, el modo de hacerlo y el límite máximo de dinero que se puede gastar.
    Determinar la mecánica de los pagos: en este punto es donde más conflictos suelen surgir, por lo que es recomendable decidir cómo se van a realizar los pagos del viaje. En este sentido, lo más aconsejable es poner un bote en común o bien que una sola persona se haga cargo de todo y posteriormente el resto le pague su parte.
  • Comprar billetes y reservar alojamiento: es preferible que estas dos tareas se realicen para todo el grupo, es decir, reservar o comprar todos los billetes de avión, tren o autobús para conseguir asientos contiguos y pagar un mismo precio. En cuanto al alojamiento ocurre lo mismo, ya que en el caso de que se reserve por separado, existe la posibilidad de que días más tarde no queden plazas.
  • Prestar atención a todos los detalles: al organizar un viaje en grupo es fundamental tener en cuenta hasta el mínimo detalle para que no surja ningún contratiempo en el momento. En este sentido es importante fijar los desplazamientos dentro de la ciudad, reservar los sitios para comer, comprar las entradas para visitar los museos, etc. Debido a que un mayor número de gente puede entorpecer el normal funcionamiento del viaje, es conveniente dejar todo atado antes de iniciarlo.
  • Planificación de la ruta: para disfrutar de un nuevo lugar es aconsejable establecer unos horarios para visitar cada una de sus partes, pero al mismo tiempo también hay que dejar algo de tiempo libre para que cada persona pueda hacer la actividad que le apetezca e incluso para descansar.

En el caso de que organizar un viaje en grupo suponga una tarea muy complicada, siempre es posible recurrir a alguna agencia turística especializada. Ya sea de una manera u otra, es necesario contar con un seguro de viaje que cubra a todos los miembros y poder disfrutar así de la experiencia sin ningún contratiempo.

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